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INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati personali fornitici costituiscono oggetto di “trattamento” svolto nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche e giuridiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale delle stesse. Tenuto conto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali e degli articoli 13 e 14 del regolamento UE N. 679/2016 (in seguito GDPR) ed al fine di ottenere il consenso Vi informiamo di quanto segue:
Finalità del trattamento
I dati personali forniti sono destinati al trattamento ad opera di IKN Institute of Knowledge & Networking Srl funzionale al perfezionamento dei
rapporti giuridici inerenti la sfera di attività della società ed al corretto adempimento delle relative obbligazioni.
Nello specifico i dati sono trattati al fine di permettere al soggetto interessato di partecipare ad un evento organizzato da IKN e per l’adempimento di ogni altro onere relativo.
In particolare per i corsi, l’IKN Institute of Knowledge & Networking Srl tratta i dati personali che il soggetto fornisce in fase di iscrizione al fine di
permettergli la partecipazione al corso scelto, nonché durante il corso stesso per il riconoscimento del soggetto e la registrazione, anche al fine di produrre
successivamente gli attestati di partecipazione e riconoscere i crediti formativi. Al termine del corso l’IKN Institute of Knowledge & Networking Srl
chiede ai soggetti partecipanti di compilare un questionario di gradimento, in cui esprimere la propria opinione su diversi aspetti relativi alla realizzazione del corso.
Tali dati saranno trattati per comprendere il livello di interesse e di apprezzamento dei partecipanti al corso al fine di migliorare i servizi offerti. Il soggetto può
inoltre decidere, facoltativamente, di fornire all’IKN Institute of Knowledge & Networking Srl. i riferimenti di eventuali terzi interessati alle
iniziative di IKN.
I dati sono trattati anche al fine di permettere al soggetto interessato di acquisire tramite download la brochure o la documentazione di un evento,
organizzato dall’Istituto.
I dati potranno anche essere trattati per informare i soggetti in merito alle iniziative dell’Istituto attinenti agli interessi dei partecipanti.
L’invio di comunicazioni promozionali può avvenire tramite modalità tradizionali di contatto (telefonate con operatore, posta cartacea) e modalità automatizzate
(posta elettronica, SMS). I dati personali sono inoltre trattati per il compimento di ricerche statistiche e di mercato.
La informiamo sin d’ora che IKN potrebbe decidere di effetuare delle foto e/o riprese video di parti ovvero dell’intero convegno. Pertanto IKN le chiede sin d’ora l’autorizzazione alla realizzazione e diffusione di tali foto e/o riprese. Entrambe potranno essere utilizzate da IKN a scopo promozionale.
I dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi che intevengono attivamente agli eventi a cui i soggetti iscritti partecipano. La comunicazione dei dati a tali soggetti avviene per il compimento di loro finalità promozionali e può avvenire solo previo consenso del soggetto interessato.
Modalità del trattamento
Il trattamento si attua mediante operazioni o complessi di operazioni di raccolta, registrazione e organizzazione del dato: elaborazione, compresi modifica, raffronto/interconnessione; utilizzo, comprese consultazione e comunicazione; conservazione; cancellazione. I dati vengono custoditi e controllati mediante adozione di idonee misure preventive di sicurezza volte a ridurre al minimo i rischi di perdita e distruzione, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentita e non conforme alle finalità per cui l’assenso alla raccolta è prestato. Il trattamento è effettuato anche con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati ed è svolto direttamente dal Titolare, IKN Institute of Knowledge & Networking Srl.
Comunicazione dei dati
I soggetti che possono venire a conoscenza dei dati personali, nei limiti strettamente necessari per adempiere alle finalità sopra esposte, sono soggetti nominati Incaricati
o Responsabili al trattamento dei dati personali dall’IKN Institute of Knowledge & Networking Srl.
Oltre al personale interno, i dati personali saranno comunicati ai soggetti esterni che si occupano per conto del titolare della gestione dei sistemi informatici adibiti
all’invio di comunicazioni promozionali.
I dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi che intervengono attivamente agli eventi a cui i soggetti iscritti partecipano.
La comunicazione dei dati a tali soggetti avviene per il compimento di loro finalità promozionali e può avvenire solo previo consenso del soggetto interessato.
Per “soggetti terzi” si intendono sponsor e partner dell’evento. La lista completa è disponibile sul sito web dell’evento nella sezione “Sponsor & Partner”.
I suoi dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario per l’esecuzione
del contratto con lei concluso e/o per la conclusione o l’esecuzione di un contratto stipulato dal Titolare con un terzo a suo favore, avrà facoltà, previo suo esplicito
consenso, di comunicare i suoi dati verso Paesi Terzi anche in assenza di una decisione di adeguatezza della commissione europea per mancanza in detto Paese Terzo di
un livello di protezione adeguato dei dati. In detta ipotesi il trasferimento dei dati extra UE in avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili
stipulando se necessari accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previsite dalla Commissione Europea.
Lei ha diritto di ottenere copia dei propri dati come precisato nei successivi paragrafi della presente informativa con le modalità indicate.
Conferimento dei dati e conseguenza di eventuale rifiuto
Il conferimento dei dati personali, ferme l’autonomia dell’interessato e l’obbligatorietà per legge o disposizione comunitaria, costituisce condizione strettamente
necessaria alla conclusione di nuovi rapporti e alla loro conseguente gestione ed esecuzione; l’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità ùdi concedere al soggetto
la partecipazione all’evento.
È facoltativo il conferimento ai fini dello svolgimento di attività di informazione e di promozione commerciale nei confronti dell’interessato, sia da parte di IKN
– IKN Institute of Knowledge & Networking Srl che da parte degli sponsor, e il rifiuto non comporta alcuna conseguenza sui rapporti giuridici in essere
ovvero in corso di costituzione, ma preclude la possibilità di svolgere le predette attività.
È facoltativo inoltre per attività di profilazione e iniziative statistiche e per ricerche di mercato.
Diffusione dei dati
I dati personali non sono soggetti a diffusione.
Conservazione dei dati
Il Titolare conserverà i dati degli interessati in una forma che consenta l’identificazione degli stessi per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; verranno pertanto conservati fino all’esistenza del rapporto contrattuale in essere. I dati strettamente necessari per gli adempimenti fiscali, contabili, venuta meno la finalità per la quale erano stati raccolti, verranno conservati per 10 anni o per il diverso periodo previsto dalle normative in materia. I dati raccolti per informare i soggetti in merito alle iniziative dell’Istituto attinenti agli interessi dei medesimi verranno conservati per 5 anni.
Diritti dell'interessato
L' interessato, ha i diritti di cui all'art . 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR (diritto di accesso) owero i diritti di:
I. ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che la riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
II. ottenere I'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalita del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento
effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell'art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1,GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati
o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designate nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. Ill. ottenere :
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco
dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti
o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto,
di coloro ai quaIi i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente
sproporzionato rispetto al diritto tutelato. IV. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano,
ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita
diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazioni commerciali; V. il diritto di proporre reclamo all'Autorita di controllo per qualunque
questione attinente ii suddetto trattamento dei dati. Ai sensi degli artt. da 16 a 22 GDPR Lei potra esercitare: VI. il diritto di rettifica (art. 16), VII.
il diritto all'oblio (cancellazione art. 17), VIII. il diritto di limitazione del Trattamento (art. 18), IX. il diritto ad ottenere dal Titolare la notifica ai
destinatari cui sono stati trasmessi i dati delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (art. 19), X. il diritto alla portabilita
(art. 20), XI. il diritto di opposizione (art. 21), XII. il diritto di rifiutare il processo automatizzato (art. 22). In tal modo Le viene consentito di accedere
ai propri dati per: • Verificarne la veridicità; ·Modificarli nel caso divengano inesatti; · lntegrarli anche con dichiarazione integrativa; · Richiederne la cancellazione;
· Limitarne il trattamento; ·Opporsi al trattamento .
L'interessato potrà revocare in qualsiasi momento il consenso espresso in relazione alle distinte finalità sopra indicate, salvo l'impossibilità di prosecuzione dei
rapporti commerciali come indicato e fermo restando il trattamento dei dati precedentemente acquisiti per l'adempimento degli obblighi fiscali e tributari dipendenti
dai contratti conclusi.
Cancellazione dei dati
II Titolare in osservanza al corrispondente diritto di accesso all'interessato, ha predisposto procedure per le quali gli interessati possano richiedere la cancellazione senza ingiustificato ritardo dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che Ii riguardano per i seguenti motivi: • Perchè i dati non sono piu necessari per le finalita per le quali erano stati raccolti; · Perchè l'interessato ha revocato il consenso; • Perchè l'interessato si oppone al trattamento; • Perchè i dati sono trattati in maniera illecita.
Modalità di esercizio dei diritti
Tutti i diritti indicati nei precedenti paragrafi potranno essere esercitati dall'interessato tramite:
E-mail: variazioni@ikn.it
Tel: 02.83847.634
Titolare e responsabile del trattamento
Titolare e responsabile del trattamento è IKN Institute of Knowledge & Networking Srl, Via Morigi 13 Milano, nei cui confronti il Partecipante potrà esercitare i diritti di cui all’art. 7 del D. Lgs 196/03 e articolo 15 GDPR.
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PURPOSE OF THE TREATMENT
The personal data provided are intended for processing by IKN Institute of Knowledge & Networking Srl, to complete the legal relationships inherent to activities of the Company and the correct fulfillment of the relative obligations.
Specifically, data are processed to allow the interested party to participate in an event/course organized by IKN and for the fulfillment of any other related charge.
In particular for the courses, the IKN Institute of Knowledge & Networking Srl treats the personal data that the subject provides in the registration phase in order to allow him / her to participate in the chosen course, as well as during the course itself for the recognition of the subject and registration, also in order to subsequently produce the participation certificates and allocate credits. At the end of the course the IKN Institute of Knowledge & Networking Srl asks the participants to complete a satisfaction questionnaire, in which to express their opinion on various aspects relating to the implementation of the course. These data will be processed to understand the level of interest and appreciation of the course in order to improve the services offered. The subject may also decide, optionally, to provide the IKN - Institute of Knowledge & Networking S.r.l. – with the contact details of third parties who might be interested in IKN initiatives.
The data is also processed to allow the interested party to acquire, via download, the brochure or documentation of an event, organized by the Institute. The data may also be processed to inform the subjects about the Institute's initiatives related to the interests they have expressed.
The sending of promotional communications can take place through traditional methods of contact (telephone calls with operator, paper mail) and automated methods (electronic mail, SMS). Personal data is also processed for statistical and market research.
By taking part in the event you grant the event organisers full rights to use the images resulting from the photography/video filming, and any reproductions or adaptations of the images for publicity or other purposes. This might include (but is not limited to), the right to use them in their printed and online publicity, social media, press releases. Personal data may be disclosed to third parties involved in the events in which the enrolled data subjects participate. The communication of the data to these subjects can be done only for their promotional activities and take place only with the consent of the interested party. Third parties are identified as event sponsors and partners, as listed on the event website under the section “sponsor & partners”.
METHODS OF PROCESSING
The processing is carried out through operations for data collection, registration and organization: processing, including modification, comparison/interconnection; use, including consultation and communication; storage; cancellation. The data is stored and controlled by adopting appropriate preventive security measures aimed at minimizing the risks of loss and destruction, unauthorized access, unauthorized processing and processing not in accordance with the purposes for which the collection consent is given. The processing is also carried out with the aid of electronic or automated means and is carried out directly by the Owner, IKN - Institute of Knowledge & Networking S.r.l.
DATA COMMUNICATION
Subjects who may become aware of personal data, within the limits strictly necessary to fulfill the aforementioned purposes, are persons appointed as Persons in Charge or Responsible for the processing of personal data by the IKN - Institute of Knowledge & Networking S.r.l.
In addition to internal personnel, personal data will be communicated to external parties that deal, on behalf of IKN, with the management of IT systems used to send promotional communications.
Personal data may be communicated to third parties that actively participate in the events in which the registered subjects participate.
The communication of the data to these subjects can be done only for their promotional activities and take place only with the consent of the interested party.
Third parties are identified as event sponsors and partners, as listed on the event website under the section “sponsor & partners”.
Your data will not be transferred outside the European Union. In any case, it is understood that the Data Controller, if necessary for the execution of the contract concluded with her and / or for the conclusion or execution of a contract stipulated by the Data Controller with a third party in her favor, shall have the right, subject to Data subject’s explicit consent, to communicate the subject’s personal data to third Countries, even in the absence of a European Commissions’ decision of adequacy due to lack of an adequate level of data protection in that Third Country. In this case, the transfer of data outside the EU will take place in compliance with the applicable legal provisions, stipulating if necessary agreements that guarantee an adequate level of protection and / or adopting the standard contractual clauses envisaged by the European Commission.
You have the right to obtain a copy of your data as specified in the following paragraphs of this information in the manner indicated.
PROVISION OF DATA AND CONSEQUENCE OF POSSIBLE REFUSAL
The provision of personal data, without prejudice to the autonomy of the data subject and the obligation set by Italian law or EU legislation, is a condition strictly necessary for the conclusion of new contractual relationships and their subsequent management and execution; any refusal will make it impossible to grant the subject entrance at the event.
The consent is optional for the purposes of conducting information and commercial promotional activities for the interested party, both by IKN Institute of Knowledge & Networking Srl and by the sponsors. The refusal to give consent does not involve any consequence on the legal relationships established or about to be established, but it precludes the possibility of carrying out the aforementioned activities.
Consent is also optional for profiling activities and statistical initiatives and for market research.
DATA DISSEMINATION
Personal data are not subject to disclosure.
DATA STORAGE
The Owner will keep the data of the interested parties in a form that allows the identification of the same for a period of time not exceeding the fulfillment of the purposes for which the data were collected; they will therefore be kept until the existing contractual relationship exists. The data strictly necessary for fiscal and accounting compliance, once the purpose for which it was collected no longer exists, will be kept for 10 years or for the different period envisaged by the relevant regulations. The data collected to inform the subjects about the Institute's initiatives related to their interests will be kept for 5 years.
RIGHTS OF THE INTERESTED PARTY
The interested party has the rights referred to in art. 7 Privacy Code and art. 15 GDPR (right of access), i.e. the rights to:
I. obtain confirmation of the existence or not of personal data concerning him, even if not yet recorded, and their communication in intelligible form.
II. obtain information about:
a) the origin of the personal data;
b) the purposes and methods of processing;
c) the logic applied in the case of processing carried out with the aid of electronic instruments;
d) the contact details of the data controller, data processors and the representative, designated according to art. 5, paragraph 2 of the Privacy Code and art. 3, paragraph 1, GDPR;
e) the subjects or categories of subjects to whom the personal data may be communicated or who can learn about them as representative appointed within the national territoies, managers or appointees.
III. get :
a) updating, rectification or, when interested, integration of data;
b) the deletion, transformation into anonymous form or blocking of data processed in violation of the law, including data which does not need to be kept for the purposes for which the data was collected or subsequently processed;
c) confirmation that the operations referred to in letters a) and b) have been brought to the attention, even with regard to their content, of those to whom the data have been communicated or disseminated, except in the case where such fulfillment proves impossible or involves a manifestly disproportionate use of resources with respect to the protected right.
IV. object, in whole or in part: a) for legitimate reasons to the processing of personal data concerning him, even if pertinent to the purpose of collection; b) to the processing of personal data concerning him for the purpose of sending advertising materials or direct sales or for carrying out market research or commercial communications; V. the right to lodge a complaint with the Supervisory Authority for any question concerning the aforementioned data processing. In accordance with articles from 16 to 22 GDPR You will be able to exercise: VI. the right to rectify (art. 16), VII. the right to be forgotten (cancellation of article 17), VIII. the right to limit the Treatment (art. 18), IX. the right to obtain from the Data Controller notification to the recipients to whom the data have been transmitted, also with regards to any rectification or cancellation or limitation of the processing (art. 19), X. the right to portability (art. 20), XI. the right of opposition (art. 21), XII. the right to refuse the automated process (art. 22). In this way you are allowed to access your data to: • Verify the truthfulness; · Modify them if they have become inaccurate; · Integrate them also with supplementary information; · Request cancellation; · Limit the treatment; · Refuse the treatment.
The interested party may at any time revoke the consent expressed in relation to the aforementioned distinct purposes, except for the impossibility of continuing commercial relations as indicated and without prejudice to the processing of data previously acquired for the fulfillment of the tax and tax obligations dependent on the contracts concluded.
CANCELLATION OF DATA
The Holder in compliance with the corresponding right of access to the interested party, has set up procedures for which the interested parties can request the cancellation without unjustified delay of the personal data or the limitation of the processing of personal data that concern them for the following reasons: • bacause the data are no longer necessary for the purposes for which they were collected; · Because the interested party has revoked the consent; • Because the interested party opposes the treatment; • Because the data is processed illegally.
HOW TO EXERCISE THE RIGHTS
All the rights indicated in the preceding paragraphs may be exercised by the interested party through:
E-mail: variazioni@ikn.it
Tel: 02.83847.634
HOLDER AND MANAGER OF TREATMENT
The owner and manager of the processing is IKN Institute of Knowledge & Networking Srl, Via Morigi 13 Milan, against which the Participant will be able to exercise the rights included in art. 7 of Legislative Decree 196/03 and article 15 GDPR.
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